Factura electrónica: ya no es el futuro, es ahora mismo

Cuando Carlos oyó por primera vez hablar de la factura electrónica, allá por 2010, su reacción fue la misma que la de muchos autónomos: «Ya, ya… para cuando me afecte a mí, ya veremos». Ese pensamiento le duró bastante tiempo. Más del que debía.

Hoy, la factura electrónica no es una opción ni una tendencia. Para muchos autónomos y empresas en España, es ya una obligación legal.

Qué es la factura electrónica y en qué se diferencia de un PDF

La factura electrónica no es simplemente una factura en PDF enviada por email. Técnicamente es un documento en formato estructurado (XML) que contiene todos los datos de la factura de forma legible tanto por humanos como por sistemas informáticos, y que ha sido emitida y recibida en formato electrónico con garantías de autenticidad e integridad.

En España, el formato estándar de factura electrónica es el Facturae, desarrollado por el Ministerio de Hacienda y la Agencia Tributaria.

La Ley Crea y Crece: el antes y el después

El marco legal es la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (Ley Crea y Crece). Su artículo 12 establece la obligación de la factura electrónica en las relaciones comerciales entre empresarios y profesionales (B2B).

La implementación es progresiva:

• Empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros: obligadas desde la entrada en vigor del reglamento de desarrollo.
• Resto de empresas, autónomos y profesionales: con un plazo adicional de un año.

Qué ventajas tiene la factura electrónica

• Reducción de costes: sin papel, sin impresión, sin envío postal.
• Mayor velocidad: llega al destinatario en segundos.
• Menos errores: los sistemas validan automáticamente los campos obligatorios.
• Mejor control: puedes saber si tu factura ha sido recibida y procesada.
• Mayor seguridad jurídica: la firma digital garantiza autenticidad e integridad.

Carlos adopta la factura electrónica

Carlos empezó a emitir facturas electrónicas de forma voluntaria en 2018, cuando uno de sus grandes clientes corporativos le informó de que solo aceptaría facturas en formato electrónico. El resultado fue inmediato: ese cliente, que antes tardaba una media de 45 días en pagar, pasó a pagar en 15 días. Si quieres saber cómo archivar correctamente las facturas electrónicas y durante cuánto tiempo debes conservarlas, te recomendamos nuestro artículo anterior sobre cuánto tiempo guardar las facturas.

Cómo empezar

1. Obtén un certificado digital: de forma gratuita en la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) o usando el DNI electrónico.
2. Elige un software compatible: que genere facturas en formato Facturae y las firme digitalmente.
3. Informa a tus clientes: que vas a empezar a emitir facturas electrónicas.
4. Configura el sistema de recepción: para recibir facturas electrónicas de tus proveedores.

Factura electrónica con la Administración Pública

Si trabajas con la Administración Pública, ya estás obligado a emitir facturas electrónicas independientemente de tu tamaño, desde la Ley 25/2013. Las facturas deben enviarse a través de FACe (face.gob.es) en formato Facturae firmado digitalmente.

Verifactu: el siguiente nivel del control fiscal

El Real Decreto 1007/2023 regula el sistema Verifactu, que obliga a los programas de facturación a enviar un registro de cada factura emitida directamente a la Agencia Tributaria en tiempo real.

Con Verifactu, Hacienda sabe que has emitido una factura casi al mismo tiempo que tu cliente la recibe. El margen para modificar u ocultar facturas emitidas desaparece.

No esperes a que sea obligatorio para implementar la factura electrónica. Házlo ahora, cuando tienes tiempo para aprenderlo sin presión. Si necesitas ayuda para gestionar toda tu facturación y cobros, en El Administrativo podemos encargarnos por ti.

Próximo artículo: Software de facturación: cómo Carlos dejó de usar Excel para facturas y no volvió atrás.