Cuánto tiempo guardar las facturas y cómo hacerlo sin que te ocupe media oficina

En 2019, doce años después de haber fundado Herrera Catering & Eventos, Carlos recibió la visita de una inspectora de Hacienda. El motivo era una comprobación rutinaria de sus declaraciones de IVA de los ejercicios 2015 y 2016.

Carlos no se puso nervioso. Fue directamente a su archivador digital, localizó las carpetas correspondientes y en menos de diez minutos tenía todas las facturas organizadas y listas para ser revisadas. La inspectora terminó en hora y media. Sin incidencias.

Los plazos legales de conservación de facturas

• Desde el punto de vista fiscal: el artículo 70.3 de la Ley General Tributaria establece que los obligados tributarios deben conservar los justificantes durante el plazo de prescripción de los tributos: 4 años.
• Desde el punto de vista mercantil: el artículo 30 del Código de Comercio establece la obligación de conservar los libros y documentación durante 6 años.
• Recomendación generalizada: conservar toda la documentación durante 6 años, que es el plazo más largo y el que ofrece mayor seguridad jurídica.

Qué documentos hay que conservar

• Facturas emitidas y facturas recibidas.
• Contratos con clientes y proveedores.
• Albaranes y notas de entrega.
• Extractos bancarios.
• Justificantes de pago.
• Declaraciones tributarias presentadas (modelos 303, 130, 111, 190, 100, 200…).
• Libros contables.
• Nóminas y documentación laboral.

Factura en papel vs factura digital: validez legal

El Real Decreto 1619/2012 reconoce la posibilidad de conservar las facturas en formato electrónico, siempre que se garantice la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad.

Si digitalizas una factura en papel con buena resolución (mínimo 300 ppp) y en formato PDF, esa copia digital tiene plena validez legal. Puedes destruir el papel original.

Cómo digitalizar facturas correctamente

• Resolución mínima de 300 ppp.
• Formato PDF (evitar JPG para documentos legales).
• Legibilidad total de todos los datos.
• Sin alteraciones: el archivo debe ser fiel al original.
• Copia de seguridad en al menos dos ubicaciones distintas.

Herramientas para archivar facturas

Opciones gratuitas: Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive, aplicaciones de escáner para móvil (Adobe Scan, CamScanner).

Opciones específicas: Holded, Billin, Sage 50 (con OCR y archivo integrado). Si necesitas ayuda para implementar alguna de estas herramientas en tu negocio, consulta nuestro servicio de optimización de procesos y herramientas digitales.

Cuándo y cómo destruir documentación

Una vez transcurrido el plazo legal, destruye los documentos de forma segura: las facturas contienen datos fiscales y personales protegidos por el RGPD.

• Papel: destructora de documentos o servicio profesional certificado.
• Digital: borrado seguro, no solo mover a la papelera.

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